災害発生時、企業は従業員の安否確認をする責任を負っています。

これは、ただ無事を確認するという意味だけでなく、人々の生活のために事業を継続するという意味でも重要です。

 

ただ、災害時は電話やメールが通常時のように使えるとは限りません。

そんな状況下で活躍が期待されているのが、災害時安否確認システムです。

 

安否確認システムとは?

安否確認システムとは、災害時に企業が従業員の安否を自動で確認できるシステムです。

一般的には、NTTの「災害用伝言ダイヤル」や災害用伝言板サービス」が普及しており、災害時に身内の安否を確認できるシステムはある程度整っています。

しかし、これらのシステムは企業が従業員の安否を確認するには適していません。

災害伝言ダイヤル

災害発生時は身内の無事を確認するために、様々な通信手段がパンク状態に陥ります。

このような状況では、企業は従業員の安否を確認するのも困難です。

 

実際、東日本大震災では、あらゆるインフラやライフラインが崩壊し、従業員の安否が数日間も確認できないという状況に陥りました。

そこで、企業が使いやすくカスタマイズされた安否確認システムが、現在注目を集めているというわけです。

 

安否確認システムって必要?

企業が従業員の安否確認を実施する目的は、ただ無事を確認するためだけではありません。

緊急対応が実施できる従業員を、参集できるかどうかを確認することが第一の目的です。

 

特に、医療機関のように人の命に関わる業務に携わる企業や、水道・電気などライフラインに関わる業務に携わる企業では、災害だからといって業務をストップするわけにはいきません。

そんなことをすると、ただでさえ混乱している世の中の状況を、さらに悪化させることになってしまうのです。

それから、一般企業も災害が発生したからといっていつまでも業務をストップしているわけにはいきません。

たとえば食料品を作る会社なら、それこそ人々の生活に支障が出ますし、部品1つの供給が止まり、業界全体がストップするということも考えられます。

このような状況を防ぐためにも、優先順位の高い業務だけでも早急に復旧させる責任が企業にはあるのです。

 

しかし、災害発生時は電話回線がパンク状態に陥ります。

これでは、本当に必要な緊急連絡が上手くできないといったことが問題となるのです。

 

そこで、安否確認システムの出番というわけです。

安否確認システムを利用し、本当に必要な連絡を確実に伝えることで、最低限必要な従業員を集め事業活動を少しでも継続しようということです。

人々の生活に影響を与える企業が安否確認システムを導入することは、被災した方々全員の生活を守ることにも繋がるということなのですね。

 

安否確認システムの機能

では、実際に安否確認システムにはどんな機能があればスムーズな運用ができるのでしょう。

ここからは、安否確認システムに必要と思われる機能を考えていきます。

企業の規模や状況によって必要な機能は異なりますので、ここでは最低限必要な機能を紹介しますよ。

 

一斉メール送信

従業員全員に、メールを一斉送信する機能は必須といっていいでしょう。

緊急時に、一人一人にメールを送信している暇なんかありませんからね。

 

さらに、送信する文章をテンプレ化しておけば、災害発生時は送信するだけで済みます。

緊急時に早急な対応を取るためにも、非常に重要な機能の一つと言っていいでしょう。

 

自動メール送信

災害発生時は、防災担当者が無事とも限りません。

また、無事であっても安否確認メールが送信できる状況にないかもしれません。

そんな時でも確実に安否確認が取れるよう、自動送信機能があれば安心です。

 

この機能では、災害発生と同時に登録者全員にメールを送ることができます。

これなら、誰も会社にいないとしても、安否確認を実施することができるというわけです。

 

安否情報の集計

災害発生時は、動ける従業員だけで緊急対応を実施する必要があります。

そのため、安否が一瞬で把握できることも重要となります。

一人一人の回答がリアルタイムで集計されれば、対応策も考えやすくなるでしょう。

 

上記3つのシステムは、最低限備えておくべきシステムです。

他にも、グループ設定や再配信機能など、色々な機能を搭載した安否確認システムがありますので、利用目的に応じて機能を追加してください。

 

実用的な安否システムの選び方

現在、様々な会社から多種多様な安否確認システムが販売されています。

機能や値段もまちまちなので、どのシステムが使いやすいのか迷ってしまいますよね。

そこで次は、どのような安否システムを選べばいいか考えていきましょう。

 

まず、真っ先に必要なことは、災害発生時でも使える通信回線を確保しているかどうかです。

基本的に災害時は、電話回線が使えなくなることも考えておいた方がいいでしょう。

災害伝言板どこも

だからこそ、安否確認システムが必要なわけですからね。

インターネット回線なら、災害時でも繋がりやすい傾向にあります。

なので、ウェブサイト上で確認が取れるサービスの方が適しているということですね。

 

それから、返答する項目が多いものや、長い文章を必要とするようなものはオススメ出来ません。

なぜなら、状況によっては回答することが困難だからです。

 

災害発生時は、いちいち状況を文章で説明する余裕もないのが普通ですからね。

回答は、番号を入力するだけのように簡潔にしておくことをオススメします。

 

自動安否確認システム まとめ

安否確認システムは、災害発生時に最低限事業を継続するための力となってくれるでしょう。

特に人々の生活に直結する企業では、導入を検討してみてください。

もしもの時に、あなたの企業の対応のおかげで助かる人が出てくるかもしれませんからね。